Як працювати з контактами, списками та мітками у CRM WeStudy

«Контакти» — розділ для роботи з контактною базою: тут ти зберігаєш дані людей, об'єднуєш їх у списки, додаєш мітки й готуєш базу для подальшої роботи з клієнтами.

Ілюстрації містять вигадані демонстраційні дані та приклади на тему AI. Назви контактів, менеджерів, курсів і налаштованих етапів у твоєму акаунті можуть відрізнятися.

Для роботи з навчальними профілями та курсами відкривай «Користувачі». Для організації контактної бази — «Контакти». Створення контакту саме по собі не слід сприймати як підтвердження доступу людини до курсу.

1. Відкрий розділ і розберися з таблицею

1. У лівому меню розгорни CRM.

2. Вибери Контакти.

Таблиця контактів і права панель списків. Натисни на зображення, щоб відкрити його повністю.

• Ім'я

  Ім'я контакту та додаткові дані в рядку. Перед зміною перевіряй також email.

• Пошта

  Адреса електронної пошти контакту.

• Телефон

  Номер телефону, якщо заповнений.

• Мітки

  Короткі характеристики контакту: тема інтересу, потреба або інша ознака.

• Списки

  Панель праворуч для організації контактів у групи. Поруч із назвою показується кількість записів.

• Прапорці

  Вибір контактів для групової дії.

Пункт Без списку допомагає знайти контакти, які ще не розподілено. Внизу таблиці є кількість рядків на сторінці та стрілки переходу між сторінками.

2. Створи контакт вручну

1. Натисни Додати над таблицею.

2. Вибери Створити контакт.

3. Заповни ім'я, прізвище, пошту та, якщо є, телефон.

4. Перевір адресу електронної пошти. У формі вона позначена як обов'язкова.

5. Натисни Додати внизу панелі.

6. Знайди новий контакт у списку та перевір введені дані.

Бічна панель створення контакту. Натисни на зображення, щоб відкрити його повністю.

• Ім'я

  Олена

• Прізвище

  Коваль

• Пошта

  olena.koval@example.com

• Телефон

  Вкажи номер людини, якщо він відомий.

Адреса example.com наведена лише для прикладу. У робочій базі використовуй дані відповідного контакту. Перед створенням спробуй знайти людину за поштою, щоб не додавати повторний запис.

3. Знайди потрібні контакти

1. Введи дані людини в поле Пошук.

2. Перевір результати за ім'ям та email.

3. Якщо потрібна певна група, вибери її у правій панелі «Списки».

4. Для відбору за навчанням відкрий кнопку фільтрів біля пошуку.

Фільтри контактів за курсами, вебінарами та додатковими умовами. Натисни на зображення, щоб відкрити його повністю.

У панелі є блоки «Пошук», «Курси», «Умови курсу», «Вебінари» й «Умови вебінару». Розгорни потрібний блок, вибери доступні значення та натисни Зберегти. Для складнішого відбору є посилання на просунутий режим.

Приклад: ти хочеш опрацювати людей після вебінару про AI для маркетингу. Вибери цей вебінар і потрібну додаткову умову участі. Переглянь отримані контакти перед груповою дією.

Якщо результат порожній, перевір одночасно пошук, вибраний список і фільтри. Очисть зайві обмеження та повтори пошук.

4. Створи список контактів

Список зручно використовувати для окремої групи людей: наприклад, «Вебінар ChatGPT — жовтень», «Заявки на AI-консультацію» або «Команди, зацікавлені в AI».

1. Знайди праву панель Списки.

2. Натисни кнопку створення списку — значок папки з плюсом.

3. Введи зрозумілу назву.

4. Натисни Зберегти.

5. Перевір, що новий список з'явився в панелі.

Створення порожнього списку та додавання до нього контактів — окремі кроки. Далі вибери потрібних людей і виконай групову дію.

5. Додай контакти до списку або прибери їх зі списку

Додати до списку

1. Знайди потрібних людей.

2. Познач їх прапорцями зліва від рядків.

3. Відкрий Групові дії → Додати до списку.

4. Вибери створений список.

5. Натисни Зберегти.

6. Відкрий цей список праворуч і перевір, що контакти відображаються в ньому.

Прибрати зі списку

1. Вибери контакти, які потрібно прибрати з певної групи.

2. Відкрий Групові дії → Прибрати зі списку.

3. Вкажи потрібний список і підтвердь дію.

4. Перевір склад списку після зміни.

«Прибрати зі списку» змінює належність контакту до групи. Для цієї задачі не потрібно шукати операцію видалення самого контакту.

6. Додай або прибери мітки

Мітка описує ознаку контакту, а список об'єднує людей у групу. Наприклад, Олена може бути в списку «Вебінар ChatGPT — жовтень» і мати мітку «AI для освіти».

• Тема інтересу

  ChatGPT AI для бізнесу Генерація зображень

• Сфера застосування

  AI для освіти Автоматизація

• Потреба

  Потребує консультації Зацікавлений у курсі

Призначити мітку кільком контактам

1. Познач потрібні контакти прапорцями.

2. Відкрий Групові дії → Додати мітку.

3. Оберіть потрібну мітку з доступних.

4. Натисни Зберегти.

5. Перевір колонку «Мітки» у вибраних контактів.

Зняти мітку

1. Познач відповідні контакти.

2. Відкрий Групові дії → Прибрати мітку.

3. Вибери мітку, яку потрібно зняти.

4. Натисни Зберегти та перевір результат.

Зняття мітки з контактів і видалення її з довідника — різні задачі. Описана дія прибирає призначення вибраної мітки. Для зручності команди використовуй узгоджені назви без дублювання за написанням.

7. Підготуй Excel-файл для імпорту

Відкрий Додати → Імпорт контактів. На першому кроці є кнопка Завантажити шаблон. Використовуй шаблон, щоб підготувати таблицю у потрібній структурі.

Майстер імпорту контактів: завантаження Excel-файлу. Натисни на зображення, щоб відкрити його повністю.

У наданому шаблоні контактів використовуються такі назви колонок:

• firstname

  Вміст: Ім'я

  Приклад: Олена

• lastname

  Вміст: Прізвище

  Приклад: Коваль

• email

  Вміст: Електронна пошта

  Приклад: olena.koval@example.com

• phone

  Вміст: Телефон

  Приклад: Номер контакту

• language

  Вміст: Мова

  Приклад: ua у прикладі шаблону

• tag

  Вміст: Мітка

  Приклад: Перевір зіставлення цього поля у майстрі

• list

  Вміст: Список

  Приклад: Перевір зіставлення цього поля у майстрі

1. Збережи копію шаблону для заповнення.

2. Залиш назви колонок у першому рядку.

3. Заповнюй один контакт в одному рядку.

4. Прибери демонстраційний запис, якщо не плануєш його імпортувати.

5. Перевір поштові адреси та зайві пробіли. Телефони зручно зберігати як текст, щоб Excel не змінював початковий «+» або нулі.

6. Збережи файл у .xls або .xlsx. Обмеження у формі: до 12 МБ та до 50 000 рядків.

Наявність колонок tag і list не є підтвердженням, що імпорт автоматично створить нові мітки або списки. Перед масовим перенесенням перевір їх зіставлення та результат на невеликому наборі записів. Не вводь кілька значень через довільний роздільник без підказки майстра.

8. Пройди чотири кроки імпорту

1. Файл. Натисни «Обери файл або перетягни сюди» та вибери підготовлену таблицю.

2. Колонки. Перевір відповідність колонок полям контакту. Ім'я має потрапити в ім'я, пошта — у пошту, телефон — у телефон.

3. Перевірка. Переглянь рядки й повідомлення про проблеми. Виправ дані, якщо майстер цього вимагає.

4. Результат. Після завершення звір підсумок із запланованим обсягом імпорту.

5. Контроль у базі. Знайди кількох людей за email, перевір імена, телефони, а також списки й мітки, якщо переносив ці поля.

Перед повторним імпортом перевір, які записи вже з'явилися. Не припускай автоматичного об'єднання або оновлення збігів.

9. Приклад: підготуй базу після AI-вебінару

1. Створи список «Вебінар ChatGPT — жовтень».

2. Додай контакти вручну або імпортуй підготовлену таблицю.

3. Знайди доданих людей і познач їх.

4. Додай вибраних до створеного списку.

5. Тим, кого цікавить корпоративне навчання, признач доступну мітку «AI для бізнесу».

6. Для клієнта, з яким потрібно працювати над конкретним запитом, створи угоду.

7. Щоб запланувати дзвінок або зустріч, додай активність.

10. Типові питання

Чому контакт є в базі, але його немає в потрібному списку?

Перевір, чи була виконана дія «Додати до списку». Саме створення контакту не є кроком вибору списку у показаній формі.

Чому після пошуку список порожній?

Очисть текст пошуку та перевір вибраний список і фільтри.

Як прибрати неправильну мітку?

Вибери контакт, відкрий групову дію «Прибрати мітку», вибери помилкову мітку та збережи.

Як переконатися, що масова зміна виконана?

Відкрий відповідний список або переглянь мітки кількох вибраних контактів. Повідомлення про завершення звіряй із фактичними даними.