Як планувати дзвінки, зустрічі та завдання у CRM WeStudy

Активність — конкретна дія, яку потрібно виконати для клієнта: зателефонувати, провести зустріч або підготувати матеріали. Вона допомагає зрозуміти, що зробити, для кого, коли й хто за це відповідає.

Ілюстрації містять вигадані демонстраційні дані та приклади на тему AI. Назви контактів, менеджерів, курсів і налаштованих етапів у твоєму акаунті можуть відрізнятися.

Приклад. Угода — «Навчання ChatGPT для команди». Активність — «Дзвінок: обговорити сценарії ChatGPT для відділу продажів». Угода описує запит у цілому, а активність — наступний крок.

1. Відкрий «Активності»

1. У лівому меню розгорни CRM.

2. Вибери Активності.

Таблиця активностей із темами AI, контактами, статусами й відповідальними. Натисни на зображення, щоб відкрити його повністю.

Над таблицею є «Тільки мої», «Фільтри», список воронок або типів, перемикачі таблиці й дошки та кнопка «Додати активність».

• Назва

  Конкретна дія, яку потрібно виконати.

• Назва угоди

  Угода, з якою пов'язана активність, якщо зв'язок задано.

• Контакт

  Клієнт, якого стосується дія.

• Тип

  Наприклад, «Завдання», «Дзвінок» або «Зустріч».

• Статус

  Поточний стан або результат активності.

• Менеджер

  Відповідальний виконавець.

• Заплановано на

  Дата й час виконання, показані в системі.

Якщо праві колонки не видно, скористайся горизонтальним прокручуванням. Для великого списку внизу є кількість рядків на сторінці й переходи між сторінками.

2. Вибери відповідний тип активності

• Завдання

  Для чого: Підготувати результат роботи, який не є окремим дзвінком чи зустріччю.

  Приклад назви на тему AI: Підготувати добірку AI-інструментів для маркетингової команди

• Дзвінок

  Для чого: Провести телефонну розмову та зафіксувати її результат.

  Приклад назви на тему AI: Зателефонувати: обговорити ChatGPT для підтримки клієнтів

• Зустріч

  Для чого: Провести консультацію, демонстрацію або інше обговорення.

  Приклад назви на тему AI: Провести демо AI-асистента для відділу продажів

Назва має пояснювати дію без відкриття опису. Наприклад, «Обговорити автоматизацію звітів з AI» зрозуміліше за «Зателефонувати клієнту».

3. Додай активність

1. Натисни Додати активність.

2. Заповни Назву.

3. Вибери Тип.

4. У блоці Заплановано на вкажи дату й час.

5. Вибери Контакт та Менеджера.

6. Додай Опис із деталями для виконавця.

7. Натисни Зберегти.

8. Перевір нову активність у таблиці: назву, тип, контакт, менеджера, дату та час.

Форма додавання активності з типом, запланованою датою, контактом і менеджером. Натисни на зображення, щоб відкрити його повністю.

• Назва

  «Дзвінок: обговорити використання ChatGPT у команді».

• Тип

  «Дзвінок».

• Заплановано на

  Домовлену дату та конкретний час, наприклад 15 жовтня, 10:30.

• Контакт

  Клієнта, з яким плануєш розмову.

• Менеджер

  Виконавця, який має провести розмову.

• Опис

  «З'ясувати склад команди, поточні задачі та досвід використання AI. Обговорити роботу з листами, звітами й підсумками зустрічей. Узгодити наступний крок».

Перевір час окремо. Якщо після збереження бачиш «00:00», звір це з домовленістю. Не залишай опівніч, коли фактично планував ранковий або денний дзвінок.

Створення запису активності фіксує план у CRM. Не сприймай його як підтвердження, що система вже здійснила дзвінок, надіслала лист або повідомила клієнта.

4. Перевір зв'язок активності з угодою

У таблиці активностей є колонка «Назва угоди». Водночас у показаній загальній формі створення активності окреме поле вибору угоди не відображається. Тому вибір контакту сам по собі не слід вважати підтвердженням прив'язки до потрібної угоди.

1. Якщо дія стосується конкретної угоди, відкрий її в розділі CRM → Угоди.

2. Перейди на вкладку Активності або скористайся однойменною швидкою дією.

3. Працюй з активностями в контексті цієї угоди, використовуючи доступні у вкладці елементи.

4. Після збереження перевір, чи активність відображається в угоді та чи є правильна назва угоди в загальній таблиці.

Ця перевірка особливо важлива, якщо з одним клієнтом ти ведеш кілька різних AI-запитів.

5. Плануй щоденну роботу через таблицю

1. Відкрий табличний вигляд.

2. Увімкни Тільки мої, якщо хочеш бачити активності, призначені тобі.

3. Вибери вкладку Сьогодні для поточного дня.

4. Переглянь запланований час, контакти й описи потрібних дій.

5. Після виконання онови статус відповідної активності.

У таблиці показані вкладки Всі, Сьогодні, Заплановано, Прострочені, Завершені. Вони допомагають відокремити поточні задачі від майбутніх, прострочених і завершених.

Якщо активність не відображається, перевір поточну вкладку, відповідального та відбір. На дошці набір вкладок може бути коротшим, ніж у таблиці.

6. Працюй із дошкою дзвінків

1. Натисни значок дошки у верхній панелі.

2. Відкрий список типів або воронок.

3. Вибери Дзвінок.

4. Переглянь колонки статусів та картки в них.

Дошка дзвінків зі статусами та меню типів активностей. Натисни на зображення, щоб відкрити його повністю.

• Заплановано

  Розмову заплановано; результат ще потрібно зафіксувати.

• Зв'язались

  Контакт відбувся. Зафіксуй зміст домовленостей і наступну дію.

• Не відповіли

  Під час спроби зв'язатися людина не відповіла. Визнач подальшу дію відповідно до робочого процесу.

• Невірний номер

  Виявлено проблему з номером. Потрібно перевірити контактні дані.

На картці видно назву активності, дату, угоду за наявності зв'язку, контакт і менеджера. Лічильник біля назви колонки показує кількість активностей у поточному відборі.

Якщо колонок багато, прокручуй дошку горизонтально. Порожні колонки можуть означати, що в цьому статусі немає записів, які відповідають поточному відбору.

7. Зафіксуй результат дзвінка

1. Знайди потрібну активність у таблиці.

2. Відкрий список у колонці Статус.

3. Вибери результат із доступних для цього типу активності.

4. Перевір, що новий статус збережено.

5. Зафіксуй домовленості в контексті угоди, наприклад через «Додати нотатку».

6. Якщо потрібен наступний крок, створи окрему активність із новою датою, часом і відповідальним.

Приклад: після дзвінка про AI для маркетингу встанови результат «Зв'язались». У нотатці угоди запиши: «Клієнт хоче автоматизувати підготовку контент-плану. Домовилися про демонстрацію». Додай зустріч «Показати AI-сценарій створення контент-плану».

Статус «Зв'язались» описує результат дзвінка. Він сам по собі не означає успішного завершення всієї угоди.

8. Користуйся відбором і режимом «Тільки мої»

Кнопка Тільки мої допомагає зосередитися на власних активностях. Якщо вона активна, завдання інших менеджерів можуть не відображатися.

1. Перевір, чи тобі потрібні всі активності або лише власні.

2. Вибери потрібний тип у верхньому меню, якщо працюєш із конкретним процесом.

3. За потреби відкрий Фільтри та заповни доступні в поточній панелі параметри.

4. Застосуй відбір кнопкою панелі й перевір результат.

5. Якщо список порожній, прибери зайві умови, вимкни «Тільки мої» та відкрий «Всі».

Конкретний склад полів панелі фільтрів залежить від того, що показує твій інтерфейс; не перенось налаштування фільтра угод на активності за припущенням.

9. Готовий сценарій роботи з AI-клієнтом

• 1. З'ясувати потребу

  Активність: Дзвінок: обговорити задачі команди для ChatGPT

  Очікуваний результат: Зрозумілі сфера роботи, кількість учасників і типові задачі.

• 2. Підготувати приклад

  Активність: Завдання: підготувати три AI-сценарії для відділу продажів

  Очікуваний результат: Є матеріали для демонстрації.

• 3. Провести показ

  Активність: Зустріч: показати роботу AI-асистента

  Очікуваний результат: Отримано зворотний зв'язок від клієнта.

• 4. Узгодити навчання

  Активність: Дзвінок: обговорити програму навчання ChatGPT

  Очікуваний результат: Зафіксовано домовленості й подальший крок.

Для кожної дії окремо вкажи дату, час, контакт і відповідального. Після її виконання онови статус, щоб команда бачила актуальну ситуацію.

10. Типові питання

Створив активність, але не бачу її

Відкрий «Всі», перевір тип, «Тільки мої» та фільтри. Звір, якого менеджера вибрано під час створення.

У таблиці немає назви угоди

Перевір, чи активність справді пов'язана з угодою. Самого вибору контакту для цього недостатньо як підтвердження.

Не знаю, який статус вибрати

Орієнтуйся на фактичний результат дії. Для дзвінка без відповіді вибирай відповідний результат, а не «Зв'язались».

Потрібно повторно подзвонити

Зафіксуй результат першої спроби та заплануй наступну дію з конкретною датою й часом.

Дошка порожня після «Тільки мої»

Перевір, чи призначені поточному користувачу активності цього типу. Вимкни перемикач, щоб порівняти зі спільним списком.

11. Перевір себе перед завершенням роботи

• Кожна запланована дія має зрозумілу назву й тему.

• Контакт і менеджер вибрані правильно.

• Дата та час відповідають домовленості.

• Результати виконаних дій зафіксовані.

• Для незавершених запитів визначено наступний крок.