Як працювати з користувачами у CRM WeStudy

У розділі «Користувачі» ти працюєш із профілями людей на навчальній платформі: знаходиш потрібну людину, переглядаєш її дані та навчальну активність, створюєш нові профілі й додаєш користувачів на курси.

Ілюстрації містять вигадані демонстраційні дані та приклади на тему AI. Назви контактів, менеджерів, курсів і налаштованих етапів у твоєму акаунті можуть відрізнятися.

Приклад у цій інструкції. Ти ведеш AI-академію. Олена Коваль навчається працювати з ChatGPT, Максим Бондар цікавиться AI для бізнесу, а Ірина Мельник — автоматизацією. Усі імена, контакти й назви навчальних продуктів на ілюстраціях — демонстраційні.

1. Відкрий список користувачів

1. У лівому меню знайди CRM.

2. Якщо підменю згорнуте, розгорни його стрілкою.

3. Вибери Користувачі.

Відкриється таблиця профілів. У верхній частині є пошук, кнопка фільтрів і кнопка «Додати». Прапорці зліва від рядків потрібні для вибору людей, до яких ти хочеш застосувати групову дію.

Список користувачів із демонстраційними даними та мітками на тему AI. Натисни на зображення, щоб відкрити його повністю.

Що означають колонки

• Ім'я

  Ім'я та прізвище, аватар і пошта профілю. Перед дією звіряй також email: імена різних людей можуть збігатися.

• Телефон

  Номер, якщо він заповнений. Порожня клітинка означає, що номер не відображається в цьому записі.

• Останній доступ

  Дата й час останнього доступу, показані системою. Це допомагає оцінити, коли людина заходила на платформу; саме по собі це не підтверджує завершення навчання.

• Курси

  Кількість курсів, пов'язаних із користувачем. Для відбору за конкретним курсом використовуй фільтр «Курси».

• Вебінари

  Кількість вебінарів, пов'язаних із користувачем. Участь та оплату перевіряй відповідними умовами фільтра.

• Мітки

  Короткі позначки для організації бази: наприклад, «ChatGPT», «AI для освіти», «Автоматизація».

• Три крапки

  Меню дій конкретного рядка. Перед вибором дії перевір, біля якого користувача ти його відкрив.

Внизу таблиці вибери кількість рядків на сторінці. Стрілки поруч із лічильником перемикають сторінки. Якщо потрібного запису не видно, він може бути на іншій сторінці або не відповідати активному пошуку чи фільтрам.

2. Знайди користувача

1. Натисни поле Пошук над таблицею.

2. Введи дані потрібної людини, наприклад її ім'я або email.

3. Перевір результати за іменем і поштою.

4. Щоб повернути повний список, очисть поле пошуку. Якщо список усе ще обмежений, перевір також фільтри.

Приклад: перед створенням профілю Олени перевір, чи є в базі її email. Така перевірка допомагає уникнути повторного додавання тієї самої людини.

3. Відбери людей за курсом або вебінаром

1. Натисни значок налаштування фільтрів біля поля пошуку.

2. Розгорни потрібний блок.

3. Вибери значення та, за потреби, додаткові умови.

4. Натисни Зберегти.

5. Перевір список, який отримав після застосування умов.

Панель простих фільтрів користувачів. Натисни на зображення, щоб відкрити його повністю.

• Пошук

  Пошуковий відбір у панелі сегментації.

• Курси

  Вибір студентів певного курсу, наприклад «ChatGPT: від основ до практики».

• Умови курсу

  Додатковий відбір за умовами «Оплатили курс», «Отримали сертифікат», «Завершили курс».

• Вебінари

  Вибір людей, пов'язаних із конкретним вебінаром.

• Умови вебінару

  Умови «Оплатив вебінар», «Прийняв участь», «Писав в чат».

Приклад: щоб підготувати роботу з випускниками курсу про ChatGPT, вибери потрібний курс і умову «Завершили курс». Перед груповою дією переглянь отриманий список.

Додаткові умови сегментації за курсом. Натисни на зображення, щоб відкрити його повністю.

Коли потрібно прибрати налаштований відбір, скористайся Очистити у фільтрах і застосуй зміни кнопкою збереження, якщо панель залишається відкритою. Пошуковий текст над таблицею перевір окремо.

Просунутий режим

У панелі фільтрів є посилання Відкрити просунутий режим. Він дає змогу складати умови через вибір параметра, доступного оператора й значення.

1. Відкрий просунутий режим.

2. Вибери параметр у рядку умови.

3. Вибери оператор із запропонованих системою та вкажи значення.

4. За потреби натисни Додати умову. Непотрібний рядок прибери кнопкою з кошиком.

5. Збережи налаштування й перевір результат.

Додавай умови поступово. Якщо після нової умови список став порожнім, перевір саме її значення та сумісність з попереднім відбором.

4. Створи профіль користувача вручну

1. Натисни Додати у правому верхньому куті.

2. Вибери Створити профіль користувача.

3. Заповни дані у бічній панелі.

4. Перевір пошту та інші введені значення.

5. Натисни Додати внизу форми.

6. Знайди створений профіль у таблиці та перевір збережені дані.

Форма створення профілю користувача. Натисни на зображення, щоб відкрити його повністю.

• Зображення профілю

  Додай або перетягни зображення. Підказка форми рекомендує розмір 600 × 600 пікселів.

• Ім'я, Прізвище

  Вкажи дані, за якими ти та команда впізнаватимете людину.

• Пароль

  Поле пароля профілю. Орієнтуйся на вимоги та повідомлення поточної форми. Не записуй пароль у мітках, описах угод або нотатках.

• Пошта

  Обов'язкове поле, позначене у формі. Звір адресу перед збереженням.

• Телефон

  Вкажи актуальний номер, якщо він у тебе є.

• День народження та інші поля нижче

  Прокрути форму, щоб перевірити додаткові поля. Заповнюй їх відповідно до наявних даних і підказок системи.

Профіль і доступ до курсу — окремі дії. Після створення профілю перевір, чи додана людина на потрібний курс. Не вважай появу користувача в CRM підтвердженням доступу до всіх навчальних матеріалів.

5. Імпортуй користувачів з Excel

Для перенесення кількох профілів відкрий Додати → Імпорт користувачів. Майстер містить чотири кроки: Файл → Колонки → Перевірка → Результат.

Перший крок імпорту користувачів з Excel. Натисни на зображення, щоб відкрити його повністю.

1. Підготуй файл. За можливості завантаж шаблон саме у вікні імпорту користувачів. Підтримуються .xls та .xlsx; ліміт, зазначений у формі, — до 12 МБ і до 50 000 рядків.

2. Завантаж файл. Натисни область вибору файлу або перетягни таблицю в неї.

3. Зістав колонки. На кроці «Колонки» перевір, які дані містить кожна колонка. Особливо уважно зістав ім'я, прізвище та email.

4. Перевір дані. На кроці «Перевірка» опрацюй повідомлення майстра. Якщо виявлено помилки, виправ дані та повтори перевірку відповідно до доступних кнопок.

5. Заверши імпорт. Після виконання дії переглянь крок «Результат». Звір підсумок із кількістю рядків, яку планував перенести.

6. Перевір профілі. Повернися до списку та знайди кількох імпортованих користувачів за email.

Перед великим імпортом зручно перевірити процес на кількох записах. Не розраховуй, що повторне завантаження автоматично оновить уже наявні профілі: спочатку перевір, як майстер обробляє збіги та що показує у результаті.

6. Виконай групову дію

1. Знайди або відфільтруй потрібних користувачів.

2. Познач прапорцями конкретні рядки.

3. Відкрий меню Групові дії, яке з'являється після вибору.

4. Вибери потрібну операцію. Наприклад, додавання користувачів до курсу.

5. Вкажи курс або курси й підтвердь дію доступною кнопкою.

6. Перевір результат для вибраних профілів.

Прапорець у заголовку таблиці використовуй лише після перевірки охоплення вибору: не припускай, що він охоплює всі сторінки бази. Перелік групових дій може залежати від доступного меню та налаштувань.

7. Використовуй мітки послідовно

Мітка — коротка характеристика людини, наприклад «AI для освіти» або «Потребує консультації». У таблиці вона відображається світлою заокругленою плашкою. Колонка міток допомагає швидко зорієнтуватися в інтересах користувача.

Домовся з командою про однакові назви: використовуй «AI для бізнесу» замість кількох майже однакових варіантів. Покрокове групове призначення та зняття міток для контактної бази описане в інструкції «Контакти».

8. Якщо щось не виходить

Користувач не знаходиться

Очисть пошук, перевір фільтри й інші сторінки таблиці. Звір email із вихідними даними.

Форма не зберігається

Переглянь повідомлення біля полів. Насамперед перевір обов'язкову пошту, її формат та інші позначені системою вимоги.

Файл не завантажується

Перевір розширення, розмір і кількість рядків. Якщо майстер показує помилку виконання дії, це ще не підтверджує створення профілів — звір результат у списку перед повторенням імпорту.

Людина є в CRM, але не бачить курс

Перевір, чи її профіль доданий на потрібний курс і чи правильно вибрано саме цю людину за email.

9. Перевір себе

• Ти знаходиш профіль за даними людини.

• Розумієш колонки таблиці та відмінність між наявністю профілю й доступом до навчання.

• Умієш створити профіль і перевірити його появу.

• Перед груповими діями перевіряєш вибрані рядки.

• Після імпорту перевіряєш підсумок і кілька створених профілів.